POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
ZOHO S.A.S.
La Sociedad ZOHO S.A.S., identificada con Nit. 901.456.064-7, ubicada en la Carrera 23 No. 64B-33 Oficina 202B, Manizales – Caldas, y con teléfono: 875 6328, cuyo objeto principal es el ejercicio y desarrollo de las actividades propias de la ingeniería y la arquitectura en todas las especialidades del sector inmobiliario, ha elaborado la presente política en cumplimiento de lo señalado por la ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, la cual pone en conocimiento de sus clientes, proveedores/contratistas, empleados, y del público en general, con el fin de informar de manera suficiente sobre su contenido.
CAPÍTULO I
DEFINICIONES
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización
· Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
· Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
· Titular de la Información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Por ejemplo: accionista, cliente, abonado, proveedor y/o contratista, empleado, entre otros.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
· Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
· Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
CAPÍTULO II
PRINCIPIOS
Es un compromiso de Sociedad ZOHO S.A.S., el entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la normatividad de datos personales, a saber:
· Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
· Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
· Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
· Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
· Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
· Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
· Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
· Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
CAPÍTULO III
TRATAMIENTO Y FINALIDADES
La Sociedad ZOHO S.A.S. utilizará los datos personales provenientes de sus clientes, de sus accionistas, losproveedores y/o contratistas, y de los colaboradores, respectivamente, para las siguientes finalidades:
1) Llevar a cabo el proceso comercial, de promoción y venta de las unidades comerciales y residenciales comprendidas en los diferentes proyecto constructivo que desarrolle la compañía y demás objetivos operativos de la empresa.
2) Informar de manera oportuna a los clientes compradores, cientes potenciales y en general, a todas las personas naturales o jurídicas que estén interesadas en las actividades comerciales y de mercadeo de ZOHO, sobre los beneficios a los que pueden acceder, mediante las diferentes actividades y programas desplegados por la empresa.
3) Informar o invitar a todas las partes interesadas a eventos o actividades de índole comercial o de mercadeo, tanto en formato virtual o presencial, que se realicen para fomentar la comercialización del proyecto.
4) Adelantar campañas de seguimiento y verificación de calidad en el servicio, encuestas de satisfacción o de recomendación, actualización de datos de información, campañas comerciales, pedagógicas y servicios especiales.
5) Atender Preguntas Quejas y Reclamos – PQRs.
6) Atención de requerimientos de autoridades y suministrar información a entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la Ley.
7) Envío de correspondencia física, correos electrónicos, comunicados, newsletters o boletines virtuales, invitaciones o contacto telefónico (o cualquier otro método) a sus clientes (tanto compradores como interesados), proveedores y usuarios para informar sobre los distintos programas de mercadeo, actividades, cursos, eventos y convenios, dentro del desarrollo de estrategias publicitarias, promocionales, de mercadeo o estudios de mercado, enfocados a su actividad comercial o para la prestación de servicios complementarios, en desarrollo del objeto social de la compañía.
8) Manejo interno de los datos para efectos de registro de sus compradores o clientes interesados de las diferentes unidades comerciales o residenciales del proyecto o actividades del objeto social de ZOHO.
9) Ejecución y/o cumplimiento de los contratos o convenios de compra o venta de las unidades residenciales o comerciales que se ofrecen en el proyecto.
10) Mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero, de las bases de datos comerciales del proyecto.
11) Gestiones de cobranza o entrega de información de índole comercial.
12) Para el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.
CAPÍTULO IV
DERECHOS DE LOS TITULARES
· Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Sociedad ZOHO S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
· Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Sociedad ZOHO S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe por ley como requisito para el Tratamiento.
· Ser informado por la Sociedad ZOHO S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
· Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Sociedad ZOHO S.A.S., quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
· Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. O cuando no medie un deber legal o contractual que obligue a su conservación.
· Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por la Sociedad ZOHO S.A.S., en los términos de la ley.
CAPÍTULO V
EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular de la Información puede ejercitar su derecho a conocer, acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales en los términos previstos en la Ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, de manera gratuita, al menos una vez cada mes calendario, y cuando se trate de reclamos siempre que haya un motivo para ello, mediante carta acompañada de copia del documento de identidad.
En consecuencia, los canales establecidos por la Sociedad ZOHO S.A.S para el ejercicio de sus derechos como Titular del Dato son: (i) correo electrónico: info@zohomanizales.com; y, (ii) dirección física: Carrera 23 No. 64B-33 Of. 202B, Manizales – Caldas
CAPITULO VI
PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Consultas. Los Titulares o sus causahabientes en los casos previstos por la ley, podrán consultar la información que de éste repose en las bases de datos administradas por ZOHO S.A.S.
La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CAPITULO VII
MEDIDAS DE SEGURIDAD
La Sociedad ZOHO S.A.S. manejará la información almacenada en sus bases de datos con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
CAPITULO VIII
MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO
Cualquier cambio sustancial en los términos de las políticas en protección de datos personales será informado a través de la respectiva publicación de esta política en la página web de la compañía
CAPITULO IX
VIGENCIA Y PUBLICACION DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La presente Política de Tratamiento de la Información de la Sociedad ZOHO S.A.S. entró en vigencia a partir de la fecha en que la sociedad fue constituida.
La Sociedad ZOHO S.A.S. conservará los datos personales mientras sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, o por el término establecido en una disposición legal vigente.